Schützenportal

Das Portal für den Schweizer Schützen

 

Neue Funktionen im Anmeldeprozess der kommenden Kantonalschützenfeste

Die nächsten Kantonalschützenfeste stehen bereits wieder auf dem Programm. Fürs Jahr 2019 haben wir die Aufträge für die Abwicklung von ARKSF2019, SZKSF2019 und ESFJ2019 erhalten. Da man aus Erfahrungen schliesslich immer lernt, haben wir wiederum einige Verbesserungen am Anmeldeprozess vorgenommen.

Mit unserer eigenen Online-Anmeldung ist es bereits seit dem AIKSF2016 möglich, alle Informationen zur Anmeldung vollständig von Zuhause aus im Webbrowser zu erfassen, inklusive der Reservation der Rangeure. Bei Anlässen mit einem beschränkten Scheibenangebot hat sich gezeigt, dass bereits in den ersten Stunden nach Anmeldestart die beliebten Rangeure vergeben waren. Speziell Vereine mit vielen Teilnehmern waren dabei im Nachteil. Der Anmeldeprozess sieht vor, dass zuerst die Teilnehmer und deren Stichbestellungen erfasst werden müssen. Aus dem daraus resultierenden Guthaben an Rangeuren können anschliessend die Rangeure ausgewählt werden. Grosse Vereine mussten folglich zuerst viel Zeit für die Erfassung der Teilnehmerdaten aufwenden, während ihnen Vereine mit wenigen Teilnehmern die Rangeure "weggeschnappt" haben. Um dem entgegenzuwirken, haben wir auf die kommenden Anlässe den Prozess aufgetrennt. Neu können bereits ab dem 1. Dezember 2018 in aller Ruhe Teilnehmer erfasst und Stiche bestellt werden. Die Anmeldedaten bleiben im System bestehen, der Auftrag bleibt offen. Auf den Stichtag hin (15. Dezember, unterschiedliche Zeiten für die verschiedenen Anlässe!) wird dann die Rangeurreservation für alle freigeschaltet. Somit haben alle die gleichen Chancen, wie an einem Rockkonzert halt ;-)

Die Rangeurvergabe geschieht nach wie vor anhand der in den Schiessplänen aufgeführten Regeln. Es ist schlussendlich im Interesse des Veranstalters, dass Scheibenhalbtage möglichst aufgefüllt werden, um Helfer und Material optimal einsetzen zu können. Die Scheiben werden pro Halbtag immer von links nach rechts aufgefüllt, bevor eine neue Scheibe angefangen werden kann. Es gibt aber einige Ausnahmen, die diese Regeln aufweichen. So dürfen Vereine, die einen langen Anfahrtsweg haben (berechnet mit Google Maps vom Vereinsort zum Festzentrums-Ort), auch später ihre Rangeure auswählen, also am Morgen einige Rangeure frei lassen. Zusätzlich wird nun zugelassen, dass ab einem bestimmten Füllstand der Rangeure auf einer Scheibe doch wieder eine neue Scheibe begonnen werden kann. Dies ermöglicht es, Rangeure zu reservieren, ohne am Nachmittag bis zum Schluss schiessen zu müssen. Wenn dann auf allen Scheibenhalbtagen eines Standes eine gewisse Anzahl Rangeure belegt sind, werden alle noch freien Rangeure des Halbtages auf diesem Stand komplett freigegeben. Damit können auch mit der "Stücklete" noch brauchbare Rangeure reserviert werden. Wenn all das nicht ausreicht, um die gewünschten Rangeure zu reservieren, gibt es immer noch die Möglichkeit, uns zu kontaktieren. Unser Support-Team versucht dann, die bereits gebuchten Rangeure umzuplatzieren, sofern überhaupt noch möglich.

Weiter gibt es Funktionen, welche es den anmeldenden Vereinen einfacher machen, nachträgliche Änderungen vorzunehmen. Eine viel detailliertere Übersicht über die bereits abgeschlossenen Aufträge macht es einfacher zu erfahren, was geschehen ist. Dort wird auch sichtbar, wenn eine Rechnung in unserem System als bezahlt markiert worden ist, oder welche Beträge noch offen sind. Neu wird es auch möglich, Teilnehmer wieder zu löschen (Todesfall z.B.), solange das Schiessbüchlein noch nicht produziert worden ist. Daraus resultierende Gutschriften werden in späteren Nachbestellungen verrechnet oder können während des Festes am Mutationsschalter eingelöst werden. Erst wenn das Schiessbüchlein bereits produziert worden ist, muss die Löschung am Mutationsschalter gemacht werden, abzüglich Gebühren.

Bereits im letzten Jahr haben wir die Gruppenzusammenstellung soweit vereinfacht, dass bei einer Gruppe während der Anmeldung nicht festgelegt werden muss, ob sie z.B. Ordonnanz oder Sport ist. Die Kategorienzuteilung erfolgt erst, wenn alle Teilnehmer ein Resultat im Gruppenstich mit dem entsprechenden Sportgerät geschossen haben. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, die Gruppenzusammenstellung solange zu ändern, bis das erste Resultat geschossen ist. Diese Änderung kann der Verein jederzeit über das Anmeldeportal machen. Änderungen werden in einem Protokoll nachvollziehbar aufgelistet.

Ja, es gibt wieder einiges Neues - wir freuen uns auf Ihre Anmeldung!

Indoor Swiss Shooting AG

Anlass-Bewilligung und -Abrechnung über den Kalender

Unser Schützenkalender soll als Informationsportal für alle Schweizer Schützen dienen. Die Idee ist, dass man sich Schiessanlässe heraussuchen kann, um z.B. eine Schützenfest-Tour am Samstag zu machen. Alle nötigen Informationen sind bei den Anlässen ersichtlich. Woher jedoch kommen die Anlässe im Kalender überhaupt?

Einerseits kann jeder Verein seinen Anlass im Kalender eintragen. Dazu ist nur die Anmeldung im Schützenkalender mit den VVA-Zugangsdaten nötig (Lese- oder Schreibpasswort). Der Prozess leitet durch die verschiedenen Schritte, um die Angaben des Anlasses zu erfassen. So erfasste Anlässe werden von uns kontrolliert und freigeschaltet. Danach können immer noch Informationen zugefügt oder geändert werden.

Interessant wird es nun aber für Vereine, die einem der folgenden Verbände angehören:

  • OSPSV
  • SG KSV
  • TG KSV
  • ZHSV

Für Vereine dieser Kantone ist mit dem Eintrag des Anlasses automatisch der erste Schritt für die Anlassanmeldung beim Kanton gemacht. Der Verantwortliche vom Kanton bekommt eine Information, dass ein neuer Anlass eingetragen worden ist und kann ihn damit direkt bewilligen. Zu einem späteren Zeitpunkt kann der Verein, auch über den Kalender, seinen Schiessplan zur Bewilligung einreichen. Der Kantonsverantwortliche bewilligt nun den Schiessplan oder nimmt Änderungen vor. Im nächsten Schritt kann der Verein seinen Schiessplan veröffentlichen sowie die Kranzkartenbestellung vornehmen. Die Kranzkartenbestellung wiederum geht an die Kranzkartenstelle des Kantons. Für den Kranzkartenverwalter bietet der Kalender hilfreiche Funktionen. So wird direkt ein Lieferschein mit Anschrift des Anlass-Verantwortlichen erzeugt, der Versand der Kranzkarten ist damit ein Klacks.

Nachdem der Anlass stattgefunden hat, bietet der Kalender aber noch mehr. Die nächsten und letzten Schritte sind die Abrechnung von Kranzkarten und vom Anlass selbst. Die nötigen Daten werden direkt online eingetragen und damit an den Kanton geschickt. Die daraus vom Kanton kontrollierte und bestätigte Abrechnung erstellt direkt die Rechnungen für Anlassgebühren und Kranzkarten an den Verein.

Für den Verein ist die Sache mit Bezahlung der Rechnung abgeschlossen. Die Kantonalfunktionäre haben nun alle nötigen Informationen elektronisch vorliegen und können direkt aus dem Kalender heraus die Liste für die Meldung an den SSV erzeugen.

Es lohnt sich also für alle Schützen, einmal einen genaueren Blick auf unseren Schützenkalender zu werfen...